小项资讯:关注项目管理领域的那些人和事儿,为您带来最新的管理政策、发展趋势;参与我们的讨论,让我们知道您的需求,并为您答疑解惑、献计献策。
1F.小项是谁?
项目管理办公室的一群项目管理员,主要从事组织级项目管理工作,这是一群爱工作爱生活、积极乐观、极富责任心的人,始终坚信:您的支持是我们服务的动力。
2F.项目管理大家谈
作为组织级项目管理员,我们打交道最多的是项目经理,最需要了解的是项目经理遇到的困难。通过前几期与大G、小新等采访对象的交流,我们对于项目经理眼中的“痛点”和“槽点”进行剖析、讨论,不断明晰改进措施。文章发表后,引起了很多项目经理、项目成员的共鸣,小项也收集到了很多切实可行的建议,在这里感谢大家的支持!
接受访谈人员均被隐去真名,这也是个小小的伏笔,等系列访谈结束后,我们将统一公布被访谈人员真名,敬请期待!本期我们采访到的是中心一位资深的技术专家,是部门公认的技术大拿和优秀项目经理。小项这次带领大家一起去了解一下技术砖家心里那一本“管理经”。
小项:技术专家,您好。感谢您接受我们这次访谈。俗话说“脱离技术谈管理都是耍流氓”,所以这次特别邀请您来做本期的“项目经理大家谈”活动,就是想打破我们平时固有的管理思路,回过头来从技术的角度再看管理。
砖家:不敢当不敢当,谈不上专家,倒是可以称“砖家”,今天咱们就拍拍“砖”,就当给咱们的项目管理工作添砖加瓦了。我今天主要是说一些日常工作中的问题和思考,供大家探讨。
原则1:管好甲方,工作顺畅
砖家:既然是从技术的角度看管理,那我就先来说说我们系统的一些情况。我们所承接的系统大多数是管理类系统,有的时候就是源自行领导或者监管部门的一个要求、一个文件。这时候就需要我们做技术的介入了,一方面是引导业务部门逐步将管理策略转化成清晰、合理的需求,另一方面我们可以提前进行技术调研或者项目规划,如果短期内无法实施,我们也会及时沟通,最后达成一致意见。目前,业务部门越来越意识到信息系统是落实业务策略的最重要途径之一,对技术部门也是越来越依赖,所以,对业务部门进行适当的引导,对双方都有益处。
小项:您说的这个就是“管理的艺术”。其实咱们和一些典型的IT企业还是有区别的,通过适当的管理加上真诚的沟通,可以让业务部门更加了解我们,形成良好的合作伙伴关系,工作会变得顺畅很多。“业技融合”这个思路已经在咱行项目管理办法中明确了,我们也正在推动“需求编制标准”的制定,帮助项目组“管理”业务部门。
原则2:不多不少,实用最好
砖家:刚才说到制度办法,我感觉这几年制度和流程的变化挺大,但总体趋势是越来越好,越来越适合我们了。例如项目文档,总体感觉数量是少了一些的,这对于项目组是个利好,可以将“写的多”的精力用在“写的好”上面,也符合能量守恒定律嘛。但是,部分文档还是有内容不适用的情况,就拿需求规格说明书来说吧,对于我们的一些系统,有很多小项都填不了内容。所以,不妨考虑取消部分文档的模板要求或者只保留最核心的部分,就如软件需求规格说明书,其实就是咱们和业务部门签订的合同,最重要的是描述清楚和双方认可。还是那个原则:实用最好。
小项:是的,经过这些年的积累、调整,咱们的制度和工作流程的适用性有很大程度的提高,并且我们现在仍在推动制度和工作流程的修订,例如项目分类调整、部分流程进一步精简优化。就拿文档来说,去年年底我们做了一次文档梳理的工作,在69项文档中,删除的有19项,变为选填的有31项,所以总体数量是减少的。同时,我们也在思考是否可以借鉴敏捷开发中“Just Enough”的文档编写思想,无论是内容还是数量,在保证实用、合规、编写质量的基础上,按照“最小集”概念,写文档里最有用的内容,进一步为项目组“减负”,不多不少,实用最好。相信这样,项目组也会更有动力去写文档了!
原则3:重视计划,重视设计
砖家:还是拿需求规格说明书来说,这个文档是工作量评估及项目计划制定的依据之一,如果要在规定时间内完成项目计划,倒推回去