风险管理能力的高低已成为衡量项目经理价值的一项重要指标!
你看,几乎每位项目经理都能说出一套套风险管控理论,项目执行中,也能实施一系列管理流程,但被风险磕到,绊倒的现象仍有发生。对于这种情况,我们可以试着换个角度看看。一个项目成功交付需要天时、地利、人和,各种条件配合,可是如果你知道了项目中经常会遇到的那些坎,迈过它,项目交付就轻松多了。
我们统计了上百位项目经理在项目风险管理中出现的各类问题,进行整理,大致可以分成以下六道“坎”,希望能给项目经理们有效避险提供帮助。
第一道坎:忽视启动,意识不足
通常情况下,项目在启动阶段,各项工作按部就班开展,此时,整体环境轻松、和谐,项目组警惕性较弱,风险管理经常流于形式,这期间常见现象有:
1、项目启动,各项汇报材料皆反馈正常,团队集中精力展开各项工作,项目经理不会花费过多时间带领团队进行深入的风险识别;
2、风险识别后,由于风险级别较低,解决时间充裕,重视程度就不够,具体措施通常也没有经过量化评估。
第二道坎:相信专家,脱离团队
进入项目后,不能有效利用风险识别和管理工具,完全依赖专家来识别、分析和应对风险,导致不管大会小会都要召集一帮专家,造成专家资源浪费,也拖延了项目进度,专家叫苦连天,团队成员参与过程中意见被忽视,也是意见满满,这期间常见现象有:
1、所有评审都需要专家组参与,否则项目执行疏漏较多;
2、评审不及时,项目进展常有滞后,由于专家资源紧张,无法及时响应,会议时间只能一拖再拖;
3、专家给出意见多为顶层设计,实施成本较高,无法及时进行落地执行;
4、项目团队成员在执行过程中,参与评审发言少,有了专家,他们就成了参与者,不主动思考,成长较慢。
第三道坎:一招到底,策略僵化
在项目实施过程中,项目团队进行了风险管理,制定了可行的应对策略,但很多应对策略是有时效性的,而且不是所有应对都能“包治百病”,项目经理在执行时,常常忽视滚动更新,持续执行着同样的策略,对于执行后产生的效果也未及时收集反馈,这期间常见现象有:
1、风险识别后,制定了解决方案,责任人也进行应对,但是对于风险无明显减轻,可策略依旧执行;
2、当团队内出现矛盾,抱怨时,项目组没有进行分析,调整工作方式及流程,而是一味强调问题和人员能力。
第四道坎:局部应对,信息不透明
项目经理都知道取得管理层的支持是项目成功的关键因素,但项目日常的信息都未及时同步至管理层,当风险来了,害怕与高层对接,更不把“坏消息”往上报;另外在一些职能领域,风险都在小范围沟通解决,其他人接收不到信息,导致问题越拖越严重,这期间常见现象有:
1、组织高层经常通过回复邮件询问,才能获得项目信息,项目风险汇报时遗漏重要相关方;
2、职能团队各自为战,项目团队意见很大,例如产品团队有需求遗漏,自己进行弥补,并找了对应研发修复,运营和测试团队两端都蒙在鼓里;
3、团队内没有信息互通渠道,上、下游经常等待,例如服务系统已经解决了问题,但客户端还在傻等。
第五道坎:口头承诺,监控缺失
每个项目都会有个别让项目经理抓狂的相关方,往往这里是项目问题的重灾区,当项目风险需要他们进行应对时,给出的解决方案时常无法按期兑现,而项目经理在这个过程中,没有持续监控及升级手段,导致问题发生,这期间常见现象有:
1、登记册中的风险及解决方案每周都一样,设置的解决时间一次次失守;
2、风险始终停留在组内,没有人员进行决策和升级应对;
3、组织高层以为风险可控,但最后都成了必须接受的问题。
第六道坎:表面解决,回溯缺失
随着团队不断解决问题,项目取得了阶段成果。当面对一些棘手风险时,项目组为了保证快速上线,通常会采取临时方案,由于项目的临时性,上线后,紧接着就是下一个项目,忽略了必要的反思和总结,这期间常见现象有:
1、临时方案上线后,针对长效解决方案无责任人,无排期计划;
2、同一类问题,一个项目组解决后,组织内其他项目组仍继续犯;
3、项目组缺乏回顾及总结,组织没有建立长效问题的解决机构和流程制度。
结束语
项目成功是每个项目团队成员所期望的,奈何通往终点的道路,漫长又布满荆棘,“老司机”们曾经一次次趟过这条路,知道这些危险,能够避开,化险为夷,正是他们的价值所在。如果项目经理都能重视开局、相信团队、持续改进、信息透明、监控到位、善于复盘,那与你同行的人一定受益匪浅。“新司机”只要知道这些坎,迈过这些坎,也就成了“老司机”!