们会直接声明这个会议的目的,绝对没有想追究任何人的责任的意思。不仅如此,我们还需要在会议过程中避免讨论任何个人责任的问题。
了解与会人的心态
这是个很有意思的事情。会议本来就令人沮丧,更何状是回顾会议这种看似是锦上添花的会议。与会者都是带着什么心态来参加的呢?这里有一种非常有意思的收集与会者心态的小活动,叫做“ESVP”:
Explorer (探索者)
Shopper (推销者)
Vacationer (度假者)
Prisoner (囚犯)
这四个角色代表了四种与会的心态,可以通过与会者不记名的投票(匿名的在贴纸上写上代表自己真实心态的角色首字母),统计完现场公开结果,就能知道会议室里大家的实际心态情况。统计的结果不一定总让人欢欣鼓舞,但这个小小的活动往往能有效的唤起大家内心的思考,帮忙确定会议的基调,很有价值。
激活大家的发言欲望
事实证明,一个会议上,如果一开始大家就可以不需要发言,只是听,那么很大机会大家在整个会议上都将保持沉默,没有什么想说的,尽管会议中后期你希望更多人参与发言。办法是一开始就破冰。简单常用的方法是让大家按座位顺序轮流用一个词形容他/她对这个迭代的感受。只让用一个词说实话非常难,不过没关系,这个时候大家就会开始脑子飞快的转起来了,到底哪个词比较合适。这样不仅把大家带到了回顾的思路里,更重要的是大家一开始就有机会开口表达自己的想法了。
把大家带到这个迭代历史的回忆中来
在开始收集数据之前,让大家先回忆这个迭代到底发生了什么,这个至关重要,不然暴露的问题很可能变成天马星空的抱怨。上面用一个词描述这个迭代的感受是一个很好的方法,但除此之外还有心情曲线法也是很有意思的方式。方法很简单,就是让大家画一条基于时间轴(标注团队的关键时刻或里程碑)的心情曲线。如图是一个团队真实的曲线结果,每个人都不一样,分享这个曲线的过程甚至能加强团队成员的相互了解,加强信任感。
2.2 收集数据
收集数据一般包含收集做得好的部分,做得不好的部分,有时还会创新想法部分。这个环节是回顾会议最具代表性的,发贴纸,然后大家各自写,一个问题一张贴纸……如下图就是一个真实的例子:
上面这个方式用得非常广泛,就不多讲了。除此之外还有一些变形的方式:
通过视觉化的、隐喻性的方法做引导,比如帆船回顾法。
模拟论坛接力留言的方式,一个问题一张A4纸,大家按顺序传递加上自己的简介,通过书写来收集数据。
2.3 产生见解
收集到了数据只是第一步,如果顺利,到此为止我们就能收集到大量的、反应真实情况的好的和需要改进的点。接下来我们需要整理了。
先分类,因为大家是各自独立写的,所以肯定会有重复的,所以把同类的放到一起我们才能让满墙的纸片不那么凌乱。分类需要花一点时间,但这个过程也是刚好让大家都了解其他人写了什么的好机会,所以我往往会邀请组员上来和我一起来做分类,一个人做卡片宣读,允许大家讨论,一个人把相同意思的卡片贴到一起。
对做得好的部分,我们需要提出来鼓励大家,希望我们能坚持下来,甚至做得更好。这个部分在实际操作中往往比较忽视,大家更愿意快点调到待改进部分。无论如何,如果发现团队士气低落,需要鼓励的话,这时就是很好的机会,每个做得好的地方你都能有感而发。
对待改进的部分,这个是本次会议的核心内容,不过很不幸,往往团队总结出来的待改进方面会比较多(>5个就算多吧),可会议时间有限,对这个部分,我们首先要做的就是确定优先级最高的核心问题(不超过3个)。确定的办法最常用的就是投票,比如每人两票。
2.4 确定改进项
当我们确定了待改进的重点之后,我们就需要讨论得出针对这些问题的改进方案。
不过别急,不要这么快就跳到了改进方案上来,针对问题我们要先分析问题的根源,找到问题最根本的原因,我们再针对原因采取改进行动,这样才能对问题做到根本的解决。
鱼骨图或5W的方法寻找问题根源
最常见的方法有鱼骨图法,如下图,使用方法就不解释了,大家自己google。
还有一个理论就是5个WHY,也是一个很好用的方法。
分组讨论
讨论寻找问题根源的的过程往往非常费时,这里常用的一个方式是把组员分组,每个小组专门讨论一个问