在日常工作中，文档是每个人都会用到的工具，它作为功能从抽象到具象的承载者。在一个项目完整的生态系统中，有着无法替代的重要作用。既帮助我们将确定好的实施办法和预估效果文字化留存，也便于我们在日后需要时追根溯源
而凡事都是利弊共存的，在项目过程中，会产生大量的冗余文档。就像撰写有的文档会耗费大量时间、资源，但实现的价值却远低于成本。而有的文档可以梳理清楚我们所要完成的工作内容，起到功能设计说明书的作用。我们该如何选择必要的文档？又该如何对过往文档统一管理呢？
文档管理是项目环节中所用到的一种管理方法，通常在项目开展前，需明确必要的文档类型。尽量避免撰写高成本、低价值的文档，并对所有文档进行统一管理。它的核心原则为：
设计思维文字化，追根溯源便捷化
为了梳理清楚文档管理的整体思维框架，便于宏观对其进行了解，于是汇总了相关的知识脉络，如下图所示：
前言
在项目开展前，我们要了解一些常规文档分类，以及映射到我们所要开展的项目中，哪些需要通过当面交流、邮件、即时通讯等形式去传达，而哪些情况下需要借助文档的形式？
作为产品经理的拿手武器——PRD需求文档，它的地位是毋庸置疑的。不管公司规模如何、项目流程如何，需求文档都会是伴随产品功能落地的说明书
1.常规文档分类
面对日常琐碎的项目工作，我们会花费太多时间去处理各式各样的文档。虽然这些文档纷杂且冗余，但所蕴含的价值也是极高的
一般而言，会有4种类型的内容要以文档的形式汇总，它们分别是：
BRD/MRD/PRD
立项会议文档
会议共识
视觉稿
1、BRD/MRD/PRD
对于产品经理而言，这三个文档实在是再熟悉不过的了。事实上，大多数产品同学不怎么接触市场相关的分析工作，也就很少涉及到MRD的撰写。而BRD作为商业需求文档，更多时候是在项目开展初期时定方向所需要。相对来说，PRD绝对是所有产品同学都要撰写的核心文档
MRD相关的内容我几乎没有涉及过，所以就不误人子弟了
而有关BRD的内容，其实主要看公司的要求，需要因地制宜进行侧重。有的可能会把BRD专门拿出来作为一个文档呈现，更多的则是会和立项会议的文档内容相结合
立项会议不外乎以下内容：项目背景、产品规划、商业价值、功能需求/非功能需求
而BRD同样是由以下几部分内容：项目背景、商业价值、功能需求、非功能需求、资源评估、风险与对策
大体上可以划分为同一文档，我们要尽量保证不出现内容相似的文档
有关PRD的内容参见下面的介绍，由于内容较多且对于产品来说更为重要，故通过一章的内容详细说明
2、立项会议文档
这部分内容可以移步《项目流程管理 —— 因地制宜随机应变》《项目团队管理 —— 组建团队凝聚力量》，在上述文章里会有细致讲解
3、会议共识
每次项目会议的结束，标志着我们又达成了一些功能设计的共识。而我们需要对每个项目开了多少会议、每次会议达成什么共识有个记录。在这之后，最好在一个文档里对本次项目的所有会议记录统一整理
首先，便于我们坚决遵守已形成文字的决议，铁证如山无法狡辩。其次，在项目结束后，我们可以根据本次项目的所有会议内容，从而复盘开展情况，为以后项目的推进以及会议的召开总结经验
4、视觉稿
我有个习惯，每次UI同学为功能设计的视觉稿我都会自己留存一份。一是可以在开发完成后和原始设计的UI图进行对比，看实际情况和实现效果
二是为了在之后功能迭代的时候，方便开发同学明确是哪张设计图的哪个部分需要变动。毋庸置疑的是，PRD中的原型图远不如UI视觉稿来的更为清楚
2.PRD需求文档
需求文档，顾名思义就是讲清楚功能需求的文档。我们要理解用户所提出的诉求，并转化为产品功能上的支持，最终落实为开发的说明
PRD在工作中就像士兵的武器一样，是我们打好迭代战争的关键。其重要程度不言而喻，下面我们来着重讲讲有关内容
1、形式
（1）Axure标注
相对而言，在创业型公司里，敏捷迭代的思维会完全融入公司的基因。所以更多时候，都是直接通过Axure画原型图并附上信息标注的形式
这样可以根据每页的图和文字，清楚了解每个需求点的内容，相对直观的展示给开发同学。而且Axure自带上传分享功能，便于以网址的形式给团队成员间预览
但是用Axure标注的形式较难统一管理文档，且不易保存。原型图相较UI图还是差距很大，鉴于开发是以UI图为准，所以在原型图上标注需求内容，会误导开发同学从而影响进程
（2）word文档
在一些发展型公司，或者针对一些非敏捷开发的项目，需要对各种文档管理时，word文档的形式更适合作为需求文档的载体
相较Axure，它的形式更为流行，格式布局上更为统一。在word上会对迭代概况、目标用户、功能逻辑等进行说明。同时，在功能需求部分会把UI图附上，并在下面对每个用例进行细致要求
（3）多人协作工具
当项目团队人数较多，或者一个产品对应多条业务线时，word文档的形式也变得爱莫能助了。这时，多人协作工具的诞生就很好的解决了该困扰
以我为例，我最先接触的是语雀平台，不得不说，很大程度上提升了工作效率。在语雀平台上，团队成员会实时同步更新文档信息，并把修改后的内容用红色的字体标注出来。还可以根据项目需要，在平台上设置项目分组，以及人员的查看权限
通常情况下，我们会把视觉稿、需求文档放进一个项目分组里，并把每个项目都标注清楚版本记录、平台整体背景、功能介绍等信息
2、内容
一般来说，常见的PRD需求文档的内容分为以下两部分：
整体说明（版本记录、目标用户、产品介绍、功能框架、业务逻辑）
需求说明（以页面作为单位，对每个页面所要实现的功能进行说明并配上UI图）
网上最全的也是公认度最高的就属苏杰大大的PRD范本了，具体内容见下图：
PRD本身就是作为一个工具的意义存在，只要能帮助你更好的完成项目工作即可。形式和内容只是方法，而非我们需是追求的目的
小结
本文针对项目文档管理的知识点及方法内容进行了汇总，良好的管理方法可以让所有文档井然有序，同时便于我们在之后需要时追溯源头
梳理清楚了流程、模型、团队以及文档管理的方法后，可以极大程度的提高项目管理的水平，并更加高效的推进项目开展，帮助我们在项目迭代中攻克难关
