要打造高绩效项目团队首先要对项目团队的人员进行明确的角色分工,因为人是项目的具体策划者和实施者,是项目成败的关键因素。
项目团队角色分工
通常一个项目团队中包含三个角色,分别是项目总监、项目经理和咨询顾问。
角色一:项目总监
项目总监通常是项目的打单人,负责前期和客户洽谈并影响客户签约,与客户一起界定管理问题,提出整体解决方案,对项目进行规划,选定项目经理和咨询顾问,对项目总体进度和质量进行掌控。
那么,怎样才算是一个好的项目总监?首先,好的项目总监应关注客户价值的提供,思考如何给客户带来更有价值的改变。项目总监通常会对接两个人,一个是客户的老板,也是项目的最终决策人,项目总监会在战略层面、老板个人提升层面以及高管团队转变方面做深度探索,帮助老板梳理战略,清晰方向,并帮助其更好地认识高管团队。在所有关键环节,项目总监都会与老板进行深入沟通,双方达成共识之后,再在重要会议中默契配合,共同把握会议方向和基调,推动会议走向成功。
而要切实做到与老板默契相投,就要求项目总监站在整个行业的宏观层面来看待企业,从长远视角来看待企业,要与老板在同一个高度上对话。为此,项目总监需要深度了解所咨询企业所在行业的特点、成功要素、盈利模式、行业标杆企业的做法,同时要与老板在战略层面进行深入交流,作为老板的教练,启发老板提高思维高度和视野格局。与老板沟通时,不回避敏感问题,要和老板对比较敏感的人事问题进行探讨,帮助老板确认自己的判断,推动企业稳步发展。
这其中涉及到了人的层面,一个咨询项目若不涉及人的层面,一定是个失败的项目。而对人关注越多,涉及越深,越容易给企业带来转变。现如今的管理咨询已不能单凭方案打天下了,项目总监一定要关注人,尤其是老板和高管团队。
一个好的项目总监,从项目一开始就非常关注项目进展,清晰项目方向,因此,企业高管的访谈最好都由项目总监亲自来做,这样既能密切关注项目方向,挖掘重要的信息,同时也给项目经理和咨询顾问树立榜样,帮助他们迅速进入状态,和项目总监保持高度一致。
一个项目最开始的调研阶段非常重要,可以说该阶段的工作成果在很大程度上决定了项目的成败。该阶段的问题抓得准,后续工作方向才更加明确,才可以更细致地展开。
在项目实施过程中一些重要的研讨会,项目总监最好亲自主持,提高对项目和研讨会的掌控力,确保会议效果的达成。
角色二:项目经理
项目经理就是把客户的各个部门串成一条线的人,他也是关乎项目成败的一个重要人物。项目经理首先要充分理解项目总监的思路和方向,必须和项目总监保持持续沟通,深刻领会项目总监的意图。理解了项目总监的思路之后,再和项目总监确认具体的操作步骤和方法,帮助项目总监将思路清晰化、具体化、可视化,并且不断在脑海中预演,让客户合理安排时间参与项目,并从中体会项目所带来的价值。
项目经理主要的沟通对象是项目对接人,这是客户端项目决策的二号人物。项目经理要去影响项目对接人,把项目对接人发动起来,让他积极参与到项目中,并且不断向项目组传递信息,保持项目组和客户信息的互通。
通常项目经理在理论知识和项目经验方面都较为丰富,做到用简单的思维框架和工具表格与客户进行高效互动并不难。通过持续互动,让客户感受到项目组一直想了解客户的需求,一直在和客户各个层级沟通,并且在沟通中对他们的思维进行引导,继而通过文案体现他们的智慧,客户就一定会愿意和项目组沟通。
除了与客户打成一片之外,项目经理还有一个很重要的任务就是负责咨询顾问的工作安排,对其进行合理分工,明确任务要求和时间要求。项目经理不与客户互动的时间就是在和项目组互动,与其交流文案的每个细节,统一咨询顾问的思想,整合咨询方案,确认后由项目经理发给客户,与客户就方案进行深入沟通。
对于一些具体方案,项目经理的优势比项目总监更为明显。因为项目经理最了解每个管理者的想法,很容易在会议中快速汇总大家的意见,引导集中讨论,快速解决问题,因此项目经理需要组织一些针对具体方案的研讨会,并控制研讨会的效果,让客户通过会议感受管理咨询的价值。
最后,项目经理要为客户端对接小组的成员提供一些专业辅导和职业提升指导,为管理咨询成果落地奠定基础的同时,也会让客户收获到咨询的价值。
角色三:咨询顾问
咨询顾问即助手,主要负责信息的收集,文案的撰写,是附加价值的实现人。如果项目总监和项目经理的角色扮演到位了,咨询顾问的工作就比较简单、清晰了,就是做项目经理要求的文案,按照规定的格式将项目经理获取的信息,简洁清晰地表达出来,在项目经理的带领下进行讨论修订。
对咨询顾问的要求就是时刻跟上项目的节奏,充分吸收理解客户信息,并理解项目经理的要求,提升自己的文字水平和理解力,力求达到项目经理的标准。
高绩效项目经理的10个特质
1、独立思考
高绩效项目经理通常勤于思考,项目中80%以上的时间都在思考应对策略,通常经过深度思考后,高绩效项目经理经常会推翻自己的判断,重新建立思维结构,确保最终的呈现结果得到大家的认可。
2、启发思考
高绩效项目经理经常会问咨询顾问问题,一方面帮助顾问进入状态,另一方面积极寻求差异化思路。因此,高绩效项目经理通常是沟通的发起者。
3、回归本源
高绩效项目经理通常不会关心自己会做什么,公司以前的项目怎么做,而是对于客户所处的行业、发展阶段、企业文化因素、领导风格、每个管理者的特点以及对待项目的态度等,给予极高的重视。
4、关注沟通
高绩效项目经理非常重视客户对项目思路的看法,与各级管理者沟通,汇集众人智慧。
5、快速响应
高绩效项目经理会十分敏锐地觉察客户的反应,并能快速给予回应。
6、关注进度
高绩效项目经理对进度的把控非常严格,在最终期限截止之前,会想尽一切办法完成节点目标。
7、把握节奏
高绩效项目经理非常关注项目节奏的掌控,张弛有度,尽力将进度控制在客户可接受的范围内。
8、关注重点人员
高绩效项目经理会较为敏感地觉察到重点人员的成长需求,并为其提供合适的辅导,增加客户满意度。
9、关注顾问成长
高绩效项目经理十分关注信息互动和资源共享,让咨询顾问始终关注项目整体。
10、关注回款
高绩效项目经理在回款之前会设计一些策略,让客户愿意付款,放心付款。
高效咨询项目过程控制
采用教练式咨询模式控制项目过程: (见图 1)
过程关键控制点:
1、项目计划
严肃、明确、严格执行,每个阶段开始和截止的时间一定要严格掌控,过程中时间可以微调。此外,每个阶段结束前一周必须把下阶段的计划讨论清楚,并与客户沟通清楚。
2、活动议程安排
对于大型会议的节点需提前10天左右予以明确,以配合老板时间,确保老板参与,提前发布会议议程,明确会议目标。
3、集体沟通
有关较重要和宏观的思路沟通或决策一定要组织集体沟通,打破仅老板知晓,高管不理解的局面,要在更大范围内分享信息。
4、内部集体工作模式
从思路形成阶段开始,到最终方案确定结束,整个团队全在一起工作,所有工作时间基本上都是在开会,都是在沟通。
(本文于2017-01-18首次发布)